Webビジネス

中小企業デジタル化応援隊で支援計画の提案数が多くなる相談案件の書き方

中小企業デジタル化応援隊は中小企業庁が中小企業のテレワーク導入等のデジタル化を支援するために提供を始めたサービスです。

中小企業デジタル化応援隊を利用することにより、中小企業のIT・DX化推進に補助金を出してくれるとてもお得なサービスですが、相談案件の書き方によっては支援計画の提案数が少なく上手くマッチングしない場合も多いです。

今回、中小企業デジタル化応援隊だけでなく、一般的にWEB制作・システム開発改修等に依頼する時のポイントをまとめておきました。

中小企業デジタル化応援隊事業(中小企業庁)

オンラインマッチングサービスで提案数の勝ち組と負け組の差はどこにあるのか

中小企業デジタル化応援隊やランサーズのようなクラウドソーシングサービス・オンラインマッチングサービスでどうしても人気が集中する案件と一方で全く応募が来ない案件と差が出てきます。

これはネットサービスの特性上、勝ち組と負け組ができてしまうのと同様です。

その理由としては依頼する際にサービスがフラットなので、人柄とか関係なく、きちんと項目に入力されているか要件内容が明確で応募しやすい・わかりやすい等で差が出てしまいます。決して報酬の額が少ないからだ!という理由だけではありません。

単純に依頼をすればたくさんの応募があり、依頼する側が選び放題という錯覚に陥りがちですが、実は逆に応募者に選ばれているという現実を理解したほうがいいかもしれないです。

人気が集中する案件の特徴としては高額案件だけではなく、きちんと現状把握・要件定義・役割分担ができており、案件概要等、具体的に明確に記載されているのが多い傾向があります。

中小企業デジタル化応援隊の「支援タイトル」「支援内容」「相談案件概要」はとても重要・提案が増える

中小企業デジタル化応援隊の場合、相談案件の書き方「支援タイトル」「支援内容」「相談案件概要」をはとても重要できちんと書くことによって支援計画の提案数が違います。これは他のクラウドソーシングでも同様です。

中には1行「ネットショップを開設したいです!」だけ書かれているものあります。

こうした場合、提案するにも抽象的な提案しかできずかつ、ヒヤリングにとても時間がかかるので提案する側としては工数がかかってしまい、あまりよろしくありません。

また相手のスキルもわからないので1から説明する必要があるのか等無駄な工数がかかる場合もあります。

お医者さんでの診察で「お腹が痛いです!」とだけ話す人は少ないと思います。

いつから痛くなったのか、どのように痛いのかをきちんと具体的に説明してはじめて診察や処方する等、次の段階に進めると思います。でないと誤診のリスクがあるからです。

自分が提案する側の場合、やはり支援内容や相談案件概要がきちんと記載されている会社に対して提案をしたいものです。そうすることにより、より現状に即した角度の高い具体的な提案ができるからです。

特に「相談案件概要」には【現状の問題点】【希望する参考サイト】【アクセス数】【希望する支援範囲】【運用体制人数】【スキル】【納期】具体的に数値を上げて目的や役割が明確に記載することが大事です。

また長々と作文のように長文で書かれているものもありますが、わかりやすく箇条書きで書かれたほうが読みやすいでしょう。支援計画を作成する側の立場になって記載することが大切です。

もちろんITに詳しくない人でも現状の問題点や課題ややりたいことや対象ユーザー等、をきちんと書いてあれば提案する側も気持ちを汲み取ることができます。

現状の問題点や課題も相談案件に記載・箇条書きでまとめておく

現状の問題点や課題もきちんと包み隠さず説明をして、箇条書きでまとめておくといいでしょう。現状の問題点や課題を説明する理由はなぜそういう理由でシステム開発やサイトリニューアル等の経緯に至っているか明確にわかるからです。

中にはシステム開発をしなくても別の解決方法があるかもしれませんし、そうした提案も可能になるからです。

現状の問題点もいろいろな項目があると思いますが、「自社事業の課題・問題点(ユーザー層・集客等)」「WEB上・システム上の問題点」「業界のトレンド事情」「WEB制作・システム構築への経緯・いきさつ」を中心にまとめるといいでしょう。

実際に打ち合わせ時・依頼時に円滑すすめるポイント

下記は中小企業デジタル化応援隊に関わらず、サイト制作・サイトリニューアル・システム開発等円滑にすすめるためのポイントを書き出してみました。

サーバー情報・システム情報・ID・パスワード・ドキュメント関連は用意しておく

必ずと言っていいほど最初でつまずくのはサーバー情報・ID・パスワード関連です。きちんと管理できていないことが多く、それを探すだけでもかなりの時間を要する事が多いです。

制作会社の目線で言うと、きちんと管理できているかどうかでその企業のITリテラシーがある程度把握できます。中には権限という概念も知らない方もいらっしゃいます。

やはりきちんと管理できていてセキュリティ対策されている企業ほどサイト管理もしっかりしています。

サーバーの仕様やシステム情報・各種ID・パスワード関連(例.Google広告やGoogleアナリティクス利用の場合はGoogleアカウント関連・WordPressで構築されている場合はログインアカウント等)は用意またはすぐに権限を付与できるように用意しておくことが大事です。

最近では2段階認証等もあるので、その点も注意したほうがいいでしょう。何を用意していいかわからない場合は、制作会社に確認をするか、または一通りの情報を揃えておくこと大事です。

よくありがちなのは全く違うIDとパスワードだったり、あとから足りなかったり、権限が付与されておらず、アクセスができない等のやり取りが発生してそれだけかなりの工数が取られてしまうケースが多いです。

また仕様書・取扱説明書的なドキュメント類があれば用意しておくことも大事です。

アクセス数・訪問者数はあらかじめ伝えておく(Googleアナリティクスがあると尚可)

WEBサイト構築やWEBシステム構築または社内のシステム構築で重要なのはどれだけトランザクション・トラフィック・アクセス数があるかです。その規模により、サーバーの設定が変わるからです。例えば社員が少ないから、一番ボリュームが小さくていいという考えの方もいますが

実は一斉にアクセスする場合が多かったり、全員常時利用する使い方をする場合により、サーバーへの負荷が全く異なります。またサイトリニューアルにより、SEO対策が効果を奏し以前に比べてアクセス数が倍増することもあります。

必ず利用頻度・アクセス数・訪問者数をあらかじめ正確に伝えて、増加を想定してサーバーのキャパシティを増やしておくことが望ましいです。

理想とする参考サイトやシステムをあらかじめ伝えて置く

新規サイト制作やシステム構築時、あらかじめこうしたサイトにしたいとか他社のサイトやシステム等でいいので具体例を上げてもらえるととても助かります。

例えばZOZOのようなリコメンドシステムがほしいとか、お問合せフォームはこのサイトのを参考にしたい等、口頭で説明するより100倍伝わります。システム担当者はそのシステムを解析して実装可能か難しい場合は代替策の提案やもっといいものができます等、いろいろな策を考えることができるからです。

新規制作だけなく、サイト修正やシステム改修等を依頼するときも同様で、画面キャプチャーでWindowsペイントレベルでいいので簡単なモックアップを作って依頼するととても助かります

実はプログラマーはコードを書くより、モックを作ったり絵を書くことがとても大変な場合が多く、あらかじめ参考サイトやモックがあるだけ全然制作工数が変わるのと=コストも減るからです。

また意思疎通のズレもなくなるのでとてもいいことなのです。決してPhotoshop等で凝る必要はありません。

運用体制や運用フローを明確にしてまとめておくこと

WEB制作業務時、最近では企業内でも分業体制で、WEBデザイン担当等と分業体制の場合が多いです。その場合、バナーの依頼は〇〇から送ります等、次から次へと新キャラクターが登場する場合があります。

そのたびに挨拶やら説明を繰り返すことが多いです。あらかじめ、運用体制や運用フローを明確にしてまとめておくことが無駄なコミュニケーションロスを減らすためにとても大事です。

過去の運用体制や運用フローもまとめておく

現在の運用体制だけなく、過去の運用体制(依頼していたWEB制作・システム会社等)や運用フローも分かる範囲でいいのでまとめておくといいでしょう。だいたいWEBサイトのコードやシステムのコードを見直していくと過去の履歴を見ることができます。

例えるならリフォーム時に家を解体する感じでしょうか。複数WEB制作会社やシステム開発会社変わっていると、WEBサイトやシステムも継ぎ接ぎになっていることが多々あります。

中にはその後の運用のことも考えない作りになっていることもあります。こうしたことは意外と担当者も知らないことが多いです。

その理由としては最近では離職率が高いのでメンバーが頻繁に変わることが多いので業務引き継ぎ等きちんとされていないことが多いからです。

WEBサイトもシステムもいきなり突然現れるものではなく必ず歴史があるので同じ過ちを繰り返さないためにも過去の経緯等を把握・まとめておく事が大事です。

またきちんとメンテナンス(セキュリティアップデート)されているかどうかも重要です。意外とWordpressレベルでもそうですが、作ったらそれで終わりという考えている人が多いです。保守メンテナンスはとても重要です。

例えば中古車を購入する際、走行距離10万キロでも毎年きちんとディーラーでオイル交換や消耗品を交換されていて、記録簿もある車と、10万キロ全くメンテナンスもせず、記録簿もない車とどちらを選ぶでしょうか。

外観は同じでも中身は全く別物の車と言っていいでしょう。つまりシステムも同様で、日々メンテナンスしてアップデートしていたシステムに比べてずっと放置していたシステムは改修等にそれ相応コストが掛かる場合が多いです。

予算・締め切り等に関してあらかじめ伝えておく

見積書の提示の前にある程度、ざっくりと予算感は伝えておくことは大事です。その予算の範囲内でできることやできないことを検討することができるからです。締切や納期に関しても伝えておくことは大事です。

制作会社は複数案件を抱えている場合は多いので、他の案件を調整しながら作業をしているのでスケジュールが組みやすいからです。

社内折衝や稟議承諾はあらかじめとっておく

打ち合わせを開始したから実業務(WEB制作業務)を開始するまでに時間がかかる場合があります。時間がかかる理由としては上司の承認・社内折衝・稟議承諾等がほとんどです。

中には大企業だと1年以上かかる場合が多く、仕切り直しして再スタートしましょうという場合も多いです。ある程度打ち合わせも進んできて方向性が見えてきた場合やWEB制作依頼等、業務依頼をする前に社内的ネゴシエーションはきちんととっておくことをおすすめします。

社内折衝や稟議承諾は業務開始前、業務開始後でも必ずすべき業務であり、いつするかによって進捗に影響することが大きいです。

秘密保持契約(NDA)・契約書関連はあらじめて用意しておく

社内折衝や稟議承諾と同様に契約書類関係も必要な業務であり、あらかじめ用意しておくことをおすすめします。

こうしたWEB制作の実作業以外の付随業務は意外と手間と工数がかかることであり、打ち合わせ時にまとめて一括でやり取りすれば避けないやり取りが発生せずスムーズにプロジェクトが進みます。

ABOUT ME
KAN
KAN
個人事業主歴15年・IT関連(導入支援・ヘルプデスク)・WEB関連(WEBマーケティング戦略・集客・分析)・WEB・ECサイト運営のアドバイザリーの仕事を中心に活動。このブログでは気になったIT・ビジネス関連の情報・ニュースやグッズを自分の健忘録を兼ねて不定期で投稿しています。
IT・WEB・ECサイトよろず相談サービス受付中


WEB・ホームページ(制作・運用・集客など)や社内のIT・DX化でこんなことで困っているとか、セカンドオピニオン的に意見がほしい、他のサイトはどんな感じなのとかセールストーク抜きでゆるりと相談(30分オンライン限定)にのっています。
詳細ページ

この記事に関連する記事一覧