最近コロナウイルスの影響でリモートワーク・テレワークが話題になっています。
従業員のリモートワーク・テレワークの声はネットで色々見かけますが、経営者の観点からすると、リモートワーク・テレワークのメリット・デメリットがまだ見かけないのでまとめてみました。
リモートワーク・テレワークは一度実施したほうがいいのか？
結論から言うとリモートワーク・テレワークは一度実施したほうが会社のためにもいいと思います。その理由としては下記があると思います。
リモートワーク・テレワークを導入するメリット
災害時・突発的な出来事へのリスクヘッジ・BCP事業計画の必要性
大震災・台風・コロナウイルス等、以前に比べて災害等も規模が大きくなっています。社員が出社できない・営業できない等々、ダメージがあった場合、業績売上の減少やまたは会社の存続に関わる場合もあります。
特に社内でクラスター発生等や取引先への被害や信用問題も関わります。今後も災害が起こる可能性があるので、リモートワークの体制を構築するのはリスクヘッジにもなります。最近ではBCP(事業継続計画)の重要性も高くなっています。
グローバル化への対応
すでに企業によっては海外とのやり取りがメインの会社も増えています。今後は日本国内だけで完結する業務の方が少なくなってくるのではないでしょうか。
そうしたグローバル化で業務をスムーズにやり取りするのはやはりクラウドシステム・WEB会議・WEBコミュニケーションシステム等を活用する必要があります。そのためには組織体制もグローバル対応にしておく必要があります。
持続可能な社会への対応
最近「持続可能な社会」という言葉をよく聞きますが、企業も持続可能な社会への対応を検討する時期に来ていると考えます。
短期的な収益利益より、持続的に収益利益を生むことにより、トータル的に利益でる組織づくりが大事です。
リモートワーク導入直後は通常業務に比べて生産性が落ちる可能性がありますが、長期的観点から考える時、先程書いた災害時等リスクヘッジや変化するワーキングスタイル・雇用体系を考えるとリモートワークを導入しておくといいでしょう。
業務の棚卸し・断捨離・情報共有化にリモートワーク・在宅ワークが最適
リモートワークをすることにより、無駄な会議(形式だけの朝礼や定例会議等)や無駄な業務を減らすことができると思います。
つまり業務の棚卸し・断捨離にはリモートワークが最適です。また従業員同士の情報共有のあり方も属人的な情報共有が難しくなるので会社全体で見るとナレッジキャピタル(会社自体の情報資産価値)の向上に繋がります。
日本の企業は諸外国に遅れてIT化が遅れているとよく言われていますが、それも正しいですが、会社の情報資産価値にフォーカスされていないのが大きいと思います。
GAFAはすでにプロダクト・サービスというより情報資産価値企業(情報をいかに活用して企業価値を高めていくか)にシフトしています。
リモートワーク・在宅ワークできる人は自己管理能力が高い
自分は普段リモートワークで仕事をすることが多いですが、仕事の依頼もリモートワークで依頼をしますが、リモートワーク・在宅ワークできる人は自己管理能力が高い＝仕事ができる人が多いような気がします。
基本、自分一人で仕事を行うことが多いのでタスク管理・自己管理をする必要があるのと、気軽に人に聞けないのでネットで検索して等、情報検索能力が要求されます。
またチャットでのコミュニケーションも必要なので、デジタルコミュニケーション能力も必要になります。特に今の若い世代はすでに普通にSNSでコミュニケーションとっているので問題ないと思います。
事情があってフルタイム勤務が難しい人が結構多い
実は出産・育児・介護・または怪我病気等でフルタイム勤務が難しい人はかなりいます。そうした人は実力・能力は高い場合が多く、即戦力になることが多いです。
求人を出してもいい人が来ないと言う企業が多いですが、実はフルタイム勤務が足かせになって、そうした人材をミスミス逃している企業が多いのが現状です。試しにリモートワーク可能で求人を出してみるのもいいでしょう。
リモートワークはコスト削減効果が高い
リモートワークのメリットとしてはコストダウン効果があります。
会社のオフィス空間等の賃料の削減・椅子・机・備品等の削減・光熱費の削減・交通費の削減・接待交際費削減・残業代減等、コスト削減効果は高いです。従業員1人あたりのコストを下げられるのは大きいでしょう。
時差を活用することに24時間業務も可能
会社全体をリモートワーク対応することにより、24時間継続して業務することもできなくはありません。
例えば昼間は日本で業務を行い、日本での就業時間以外は海外等リモートワークの人に仕事をしてももらう。
質問等はメールで投げておいてもらい、日本の就業時間中に回答をする等、月1で情報共有WEBミーティング等行う等です。
もちろん海外でなくても日本国内で子どもを寝かしつけた後に仕事をしたい人や副業したい人もいると思います。特に複数人でシステム開発をする場合にすでに行っている企業もあると思います。
リモートワーク導入時のポイント
リモートワーク移行がスムーズにいくのはIT化ではなくマネージメント力
コロナウイルス後、リモートワークの相談が多いのですが、その中でもリモートワークの移行のポイントとはIT化がリモートワークの障害ではなく、日頃の組織のマネージメント力がポイントだと感じます。
日頃から組織の統率力が取れている職場はリモートワーク移行に対してスムーズに移行していますが、そうでない職場(ガイドライン・ルールがない・属人的な運用している・部下が何をしているのわからない等)は結局指示系統がまったく整備されていないので、リモートワークに移行できない場合が多いです。これはIT系に限らずどの職場でも同じようです。
一週間ほどトライアルでリモートワークを実施して不都合点洗い出しをする
いきなり全員でリモートワークするのは大変という場合は、部署ごとにリモートワークをしてみたり、一週間ほどトライアルでリモートワークを実施して不都合点の洗い出し(バグ出し)をしてみるといいかもしれません。
理想は週2勤務・週3在宅くらいがベスト
リモートワーク・テレワークばかりだと、コミュニケーション面・健康面等諸々考えるとあまりよくありません。
理想は週2勤務・週3在宅くらい(またはその逆)がベストではないでしょうか。
週2にで職場でしかできない業務をこなしつつ、ミーテイングをしたりチャット等でわからない部分の解決や情報交換するのが一番生産性が高いと思います。
結局週2だと時間が限られるので職場の生産性が高くなるからです。
必ずしも会社のように定時を設ける必要はない
リモートワーク・在宅ワーク時は必ずしも会社のように定時に机の前にいる必要はないと考えます。むしろ裁量労働制のほうがリモートワーク・在宅ワークに向いていると思います。
育児中や介護中の人場合は、例えば子どもの送り迎えや病院の付添等優先したい場合もあります。子どもが寝静まった後に仕事をしている人もいます。
自分の空き時間を仕事できるようにフレキシブルにしたほうが効率が上がります。
ただしオンライン上の始業と終了時間は設けたほうがいいでしょう。でないと深夜にも関わらずチャットでの質問があったりします。
業務日報や報告書を提出は必須事項ではない・提出をさせるならレビューもすべき
テレワーク導入と同時に業務日報や報告書を経営者・上司・リーダーに義務付けている会社も多いです。
毎日定時に(17時など)に提出を義務付けている会社もあります。必ずしも毎日定時で報告する必要はないと考えます。
業務内容によりますが、それほど変化のない業務の場合、提出するならマンスリー・ウイークリーレベルで箇条書きと懸念事項の記載レベルでいいと考えます。
もちろん提出させるならそれと同時にレビュー・フィードバックもきちんとすることが、報告書提出のモチベーションとしてもとても重要です。もしレヴュー・フィードバックができないなら報告書の提出はあまり意味がないと言えます。
リモートワークは顔が見えないので業務成果が存在価値のアピールになります。
そのアウトプットが報告書になってしまうと、報告書が業務成果のアピールツールになってしまい、実業務がおろそかでも報告書の作り方が上手い人が評価されてしまうという本末転倒なリスクもあります。
社員・従業員を性善説・性悪説で捉えているかもテレワークに関係してくる！？
経営者・管理職の人からすると目の前に従業員や部下がいないのが不安とか心配・寂しいという声も多いと思います。
しかしこういう時こそ社員を信頼できるかまたは信頼されているかどうかが重要だと思います。
経営者・管理職が社員・従業員を日頃から性善説・性悪説で捉えているかの違いもテレワークの成功するかどうかのポイントです。
普段から社員・従業員を信じていない場合(疑っている・監視していないといけない場合)、職場に比べて死角の増えるテレワーク・リモートワークは難しいと言えるでしょう。
組織をフラットな組織・テレワークを導入しやすい環境に変える
基本的にテレワークはフラットでオープンな組織ほど導入しやすいです。また情報共有も属人的な情報共有ではなく、誰でも閲覧可能な情報共有であればあるほど、テレワークの導入のハードルが下がります。
オフィスの断捨離も同時に行うとより労働生産性が向上
リモートワーク導入時にオフィスの断捨離(不要なものを処分したり・部署セクションの見直し等・書類のデジタル化)を行うことにより、相乗効果を生み、より労働生産性が向上すると思います。
■オフィスの断捨離に関しては下記の記事↓にまとめてありますので興味のある方はご参照ください。
リモートワークを導入する上で検討する課題点
交通費・ネット通信費等経費精算の問題
リモートワーク・在宅ワークの場合、自宅での通信費を会社持ちにするかどうかの問題が出てくると思います。
またずっとリモートワーク・在宅ワークとはいかず月・週に何回か出社する場合の交通費等の問題もあります。そうした経理面の問題をどうするかを検討する必要があります。
紙文化・印鑑文化問題
かなり前からペーパーレスと言われていますが、未だに社内では紙の書類が幅を利かせている状態です。
紙の書類と同様印鑑もなかなか減らない文化です。ペーパーレス＆電子印鑑の導入等デジタル化が必要です。
社内サーバーのアクセス・トラフィック問題
社内サーバーへのアクセス方法（VPN等)/権限やトラフィック問題もあります。
今までは外部アクセスはシステム担当のみとしていた会社も複数人利用になってくるとアカウント発行や権限付与やトラフィック問題等もあると思います。
また全てクラウド上のサーバーにデータを置くと流出リスクもあるのでどこまで共有するかなどの問題もあるでしょう。
新入社員の育成・人材の育成
リモートワークテレワークでの課題点として、新入社員の育成や人材の育成があげられます。さすがに対面でのOJT指導がリアルな職場にはかないません。
基本的な会社のコンプライアンス的なルール等は動画まとめておいて視聴する形がいいかもしれません。その他はまとめて研修期間を設けて育成をする方向になるでしょう。
従業員の能力査定をどうするか
従業員の業績査定等をどう評価するかも変わってくると思います。勤務評定だけで査定した場合、違う指標での査定方法が求められるのではないでしょうか。
リモートワークの場合、勤務態度の把握や勤務時間の管理を正確に行うことできないので、成果に対し具体的かつ明確な定義を設けて評価をすること必要があるでしょう。
宅急便・郵便物・FAXの対応
宅急便や郵便物の対応がどうしても必要になるでしょう。社員全員リモートワークする場合は担当制を決めて、持ち回りで出社する形がいいでしょう。
郵便の転送サービスを利用したり、e-faxのようなインターネットファックスサービスを利用するのをおすすめします。
[参考サイト]e-fax
自宅にネットワーク環境や仕事環境が難しい社員のサポート
自宅にネットワーク回線を引いていない社員や仕事の作業スペースが確保できない社員も出てくると思います。
その場合は近隣のコワーキングスペースの活用等のサポートも念頭に置くといいでしょう。
リモートワーク・在宅ワークで業績が落ちるか
一番経営者として心配するのはリモートワーク・在宅ワークに切り替えたときに業績が落ちるかだと思います。
こればかりは業界業種によって様々なのと実際にやってみないとわからない部分があるでしょう。
短期的に見るとリモートワーク・在宅ワークを切り替えたときに業績が上がる・落ちる可能性はあるかもしれませんが、継続的に行った場合の変化も分析して評価する必要があると思います。
■リモートワークに関しては下記の記事↓にまとめてありますので興味のある方はご参照ください。
