自宅・家の断捨離はよく話題になりますが、職場・オフィスの断捨離も重要だと思います。デスクワークの仕事であれば自宅にいる以上に1日の大半を過ごす場所です。スッキリとした環境で過ごしたいものです。
特にコロナ禍ではオフィスでの感染リスクやクラスター回避等、オフィスでの感染対策・3蜜回避が求められています。
そうしたアフターコロナにおけるオフィス環境の改善も考慮したオフィス・職場の断捨離について今回書きました。
実は労働生産性向上に一番効果的なのは新規システム導入以前に今の業務(職場)の断捨離が先
最近は働き方改革等により、仕事の効率化・生産効率向上が求められています。
仕事の効率化というとIT化やデジタル化や新規システム導入等がありますが、実は一番効果的なのは新規システム導入以前に今の業務(職場)の断捨離が先だと思います。
人間の脳のキャパシティは限界があります。その脳のキャパシティの中で効率よく仕事をする事が大事です。
令和時代は所有することが負担がかかる時代に
今までの日本はバブル期を含めて右肩上がりの経済成長なので、必然的に仕事・物も増えて行く状態で、昭和・平成時代は物質的豊かさを享受できた時代とも言えると思います。
同時に所有欲・購買欲をそそるマーケティング手法や物に囲まれていると安心感がある時代でした。令和時代は逆にその所有が足かせになる可能性があります。
例えば粗大ごみ等の有料化や空き家問題や所有することにより税金や負担がかかる時代に変わってきています。
サブスクリプションサービスが出てきたのもその背景があるかもしれません。また物質に依存する豊かさより、心の豊かさに時代がシフトしているのもあるでしょう。
ネットの世界でも同じです。不要なデータを所有し続けることにより、データ流出・個人情報流出のリスクやデータの肥大化によるコスト増等もあります。
データセキュリティの基本のセキュリティパスワード等強化もさることながら、不要な情報・データ等を持たないことは重要なセキュリティの基本と考えます。
断捨離は能動的にしないと物は減らない
断捨離は能動的にしないと物は減りません。普通はオフィス・職場において仕事や書類等は増えていく一方ですが、捨てる・処分等行為は従業員一人一人が自発的・能動的に行動しないといけないことです。
断捨離に必要なのは「必要性」なものを選択すること
断捨離できない人の傾向として「必要性と有用性」を混同している人が多いような気がします。
「いつか必要になるからとっておく」とかの理由が多いです。断捨離で優先すべきことは「必要性」で「必ず必要なもの」「今必要なもの」「定期的に必要なもの」を選択をしなければいけません。
断捨離できない職場・オフィスの傾向
色々な職場に打ち合わせ等でお伺いすることがありますが、不思議と職場が雑然としているオフィスはビジネスも上手く回っていない(特に情報共有等)確率が高いような気がします。
また業績が下降気味の企業もオフィスも以前はコピー機周りが綺麗でしたが、ミスコピーが乱雑していたり、ホワイトボードが汚かったり等、小さなことですがその積み重ねが職場でのストレスを生みます。
余裕がない・誰も片付けない＝現状の問題点を把握できていない・自発的に改善しないという社員がないという考え方もあるかもしれません。断捨離とビジネスは共通点が多いです。
断捨離できない物や情報の価値を把握していない
断捨離できない人の傾向として「物や情報の価値」を理解・把握していない場合が多いです。
つまり取捨選択ができない・時間がかるので結果的に断捨離できない・時間がかかり断念してしまうこと多いです。
自分の中での物や情報の指標が存在しないのが根本的に要因だと思います。
物や情報の指標が存在しないので結果として物や情報を溜め込んでしまいがちなのと、キャパを超えてしまいがちになります。またプライオリティ付けが苦手な人も多いでしょう。
まず自分の中でガイドライン(1年間使わないものは処分等)を作ることが重要です。
また最近ではネットオークション等で商品のリセールバリューを気軽に調べることができるのと、例えばすぐに入手可能なものや同じものが複数ある物(必要以上にある)は処分してもいいでしょう。
断捨離できない理由「不要なものが風景の一部になっている」
断捨離できていない空間を見るとすでに不必要なものが風景に溶け込んでいて、不必要なものが風景の一部になっている場合があります。
日常的に生活している空間ではなかなかそうした場合、断舎離をするという強い意志を持って、もう一度違う目線で空間を見直してみることが大事です。
実はこれは重要です。断捨離に限らず、ビジネス(ユーザー向けのサービス等)でも同じことが言えます。
普段見慣れたものがなくなったり、場所が変わったりすると違和感を感じたり、不安になったり寂しさを感じたりすることもあると思います。
すぐに捨てるのでなく、倉庫に保管する方法もあります。例えばどうしても違和感を感じる場合はそれは必要なものなのでまた元に戻せばいいでしょう。逆に違和感を感じない場合は必要のないものだったということだと思います。
多忙なため断捨離できない
断捨離できない理由としては多忙なため断舎離できないというのも多いです。自宅での断捨離の場合、夫婦共働きでなかなかそろって断舎離できないパターンも多いです。
職場やオフィスでも同様で日々の業務が多忙なため、なかなか断捨離の時間が取れないことが多いです。
そういう場合は年一回大掃除の日を決めて一日断捨離をする等、毎年の決まりごととして行う事が大事です。
また日々の業務の振り返りも重要です。本当にその仕事必要なのかどうか、逆に断舎離したほうが業務効率が上がる場合もあります。
断舎離できない人の理由で多いのは「自分ではどこに何があるかはわかっている」
断舎離できない人の理由で多いのは「自分ではどこに何があるかはわかっている」「整理整頓するとどこにあるかわからなくなるので触らないでほしい」という回答が多いのではないでしょうか。
確かに理由としては一理ありますが、そもそも会社の机等は備品であり個人所有のものではありません。
また自宅の自分の部屋ではなく、職場・オフィスは共有空間なので共有する人達と気持ちよく仕事をするために努力しなければいけないです。
同じことが仕事でも言えます。自分だけわかる仕事をしていては会社という組織は成り立ちません。
自分だけしかできない仕事＝それが自分の存在価値という認識で仕事をしている場合は万が一自分がいなくなった場合に会社に損害を与えることにもなりかねないことを普段から念頭に置いて仕事をしておいたほうがいいでしょう。
そもそも収納スペース自体少ない
そもそも収納スペース自体が少なく、物が溢れている場合もあります。そういうときこそ断捨離をする必要があります。また急成長している会社で人員増加等の環境の変化にオフィス収納が対応していない場合もあります。
そうした場合は収納の見直しも必要です。子どもの成長に応じた部屋の収納スペースの見直しと同じように会社の成長に応じたスペースの見直しも大事です。
ネット社会と断捨離の親和性
ネットビジネスをしていると会社・オフィス職場のローカルルールが通用しないことを痛感させれることが多々あります。
例えば大手ショッピングモールのデータベースの商品登録や社内での商品番号ルールと違っていたりとかそもそも商品番号ルールが存在しない等、そういうことは日常茶飯事でそのたびに膨大な工数と費用が発生します。
小さいことではサーバー上でのフォルダ管理もあるでしょう。
断捨離をするときはテレワーク・リモートワーク導入をセットで考えると効率が上がる
最近ではリモートワーク・テレワーク・在宅ワークが注目されていますが、断捨離とリモートワークも親和性が高いです。
オフィスの断捨離の場合は机の上や書類等、物理的なものが多いですが、リモートワークの場合は不要な会議・会話雑談・電話等、仕事内容の質の向上、労働生産性に効率化・断捨離に効果があると思います。
書類のデジタル化により、リモートワークが可能になったりと、断捨離とリモートワーク同時に行うことにより、相乗効果を生み、ビジネスの生産性向上になると思います。
■リモートワークに関しては下記の記事↓にまとめてありますので興味のある方はご参照ください。
職場・オフィスの断捨離の効果
職場・オフィスの断捨離の効果としてはいくつかあります。
整理整頓・スペースが広くなり動線がよくなる
視覚的にもわかりやすいのが「整理整頓」「空間が広くなる」「動線がよくなる」だと思います。整理整頓され、空間が広くなるほど、断捨離のモチベーション・達成感が得られます。
またスペースが広くなることで無駄な動線もなくなるので社内コミュニケーションの活性化や効率も上がると思います。コミュニケーションの活性化により情報共有等がスムーズになるでしょう。
時間の無駄がなくなる
あの書類どこにしまったっけとか、ホワイトボードのペンがたくさんあるけど、どれもインク切れだとかそういった本業とは関係ない時間の無駄が減ります。
一日の業務を振り返ると意外とそうした無駄なことに時間を取られていることが多いのではないでしょうか。
トヨタ式においては「ものを探すこと」は仕事ではなくただの「ムダ」と定義されているようです。
[参考サイト]「トヨタ式「5S」とは何か、なぜ整理・整頓をして業績が伸びるのか」
「心の整理」「気持ちの整理」「気持ちに余裕」ができ、仕事に集中できる
断捨離の効果の1つに「モノへの執着を捨てて、身の回りをキレイにするだけでなく、心もストレスから解放されてスッキリすること」と言われています。
スペースが広くなることや時間の無駄も減るので、間接的にフラストレーションが減り、相乗効果としては気持ちの余裕ができ、新たな仕事ができる・何をやるべきかが明確になります。
物の価値のジャッジのスキルが上がる・取捨選択が上手くなる
断捨離をすることにより、物事の取捨選択(必要でないかそうでないか)が上手くなります。最初は時間がかかりますが、そのうち慣れるとそれほど時間をかけずにジャッジが早くなるでしょう。
また物を購入する際に安易に購入しないで本当に必要なものなのかとか、リセールバリューを気にしたり等、物の価値を心がける様になる癖ができます。物に限らずビジネスにはジャッジがつきものですが、その判断にも応用されると思います。
コロナウイルスのリスク削減・3密状態解消のオフィスレイアウト
社内清掃をアウトソースしている職場でない場合は、従業員自ら掃除をする必要があります。掃除がしづらい場合、余計時間がかかるのと掃除するモチベーションも下がります。
また掃除しない＝必然的に害虫・雑菌・カビ・が繁殖しやすい環境になり、アレルギー等リスクもあります。
また最近ではコロナウイルス等のリスクもあります。三密状態や不特定多数が利用するものが混在している環境等の方がリスクが高いです。定期的にオフィスの消毒するときにも整然としていたほうが消毒効果も高いです。
社内が汚い状態で空気清浄機を導入しても意味がありません。定期的に窓を開けて換気して空気を入れ替える風通しのよく職場の方が、コロナウイルスのリスクも減り・二酸化炭素濃度も下がり健康的でいいでしょう。エアコンの冷房効率もスペースの見直しによりよくなるかもしれません。
窓が物等で塞がれていて日差しが入らない・開かない場合も改善されるかもしれません。
また従来のように机の並べた配置も対面式ではなく、並列式の配置や・デスクの左右を1席分空ける工夫や向かいの席は空席になるようにずらして座る等の抜本的なオフィスのレイアウトが必要です。
また高いパーティションを導入等の必要性もあります。コロナ以前はオフィス環境でも「集」重視でしたが、コロナ以降は「個」重視のワークスタイルに変わるような気がします。
コスト削減・不用品を現金化する
断捨離はコスト削減につながると思います。無駄なものを買わなくなる・電気代が下がる(必要な電化製品のみ利用・消費電力減等)・賃貸オフィスの場合は断捨離により空間が空き、賃貸スペースが減る(家賃が減る)場合もあるかもしれません。
また時間に余裕がある場合はヤフーオークションやメリカリ等に出品してみるのもいいでしょう。オフィス用品の買取専門店もあるので利用するのも手です。そうして不用品を現金化するのもありでしょう。
不要な業務の明確化・ワークフローの簡素化・不要な業務の断捨離にもつながる
オフィスの断捨離は物の断捨離ではありません。不要な業務が明確化してくることやワークフローの断捨離も効果あります。例えば過去のいらない資料を見直したりして、過去の業務で無駄だったことを反省する材料になったり、
またワークフローも時間に立つに連れて、色々なルールが加わり、複雑化になりがちですが、定期的にワークフローを見直す機会も重要です。
今後RPAツール導入等による業務の自動化が推進されるときにワークフローが複雑の場合、それだけ自動化のハードルが高くなります。
職場・オフィスの断捨離の分類
職場・オフィスの断捨離の方法はいくつかに分けられると思います。個人レベルでできる断捨離・部署セクションごとにできる断捨離・会社全体の断捨離等、まずは個人レベルの断捨離は今すぐでも行動を起こせばできます。
自分の机・デスク周りの断捨離
自分の机・デスク周りの断捨離は自分ひとりでもできるので今すぐにでも行動に起こせると思います。
「必要な書類以外は処分」「共有物・資料は共有スペースに戻す」「自分のデスク以外に専有しているものを処分」「文具は必要最低限だけ残す」「パソコンのデスクトップ等整理」など、
まずは自分の身の回りの書類・物品・パソコンの中身等片付けるだけでも全然違ってくると思います。自分の通勤カバンの中身を見直すことも大事です。
部署・セクションの断捨離
部署・セクションの断捨離に関しては所属部署で一度ミーティング等で話し合い行うのがいいでしょう。ガイドラインを作成することが大事です。
例えば消防法で非常口前には物を置かない等の規定があるように、ある程度社内で断捨離のガイドラインを決めておくことも重要です。
会社自体の断捨離
新しく入社した人や転職したての人が断捨離をすることが多いですが、逆に勤務歴が長い人ほど断捨離に抵抗する割合が高いです。
本来は上司・上長が積極的に職場の断捨離を行うことが望ましいです。総務部や総務担当の方がリーダーシップを取って行うことがいいでしょう。
業務の断捨離
形式だけの朝礼・無駄な会議・誰も読まない報告書等、社員の誰もが気づいているけど、誰も辞めようとしない無駄な業務が多数存在する会社は多いです。クラウドサービスの導入やDX化する前にまず無駄な業務の断捨離をおすすめします。
無駄なフローをシステム化をしても誰も使わないのと無駄な操作手順が増えたり、コストが増えたりとメリットは一つもありません。システム化する前にその業務本当に必要ですかと必ず確認するようにしています。
職場・オフィスの断捨離の具体的な方法
職場・オフィスの断捨離の場合、物理的な断捨離(いらない紙書類・機器類)と商品・サービスの断捨離(不要なサービス等)に分けられます。
まずは社員のコンセンサスを取ることが大事
家の断捨離とオフィスの断捨離と違うのはまずは社員のコンセンサス(断捨離の同意)を取ることが大事です。
必ず断捨離をする時に「勝手にものを処分してとか」「あそこのあった掲示物がない不便とか」「文房具とかどこにしまったの？？」とかいろいろな声が出てきます。
一人で突き進まずに必ず断捨離の意義や現状の問題点・断捨離の目標・日時・期限・担当等を決めて、一つのプロジェクトとして行うことが大事なのです。
前述でも述べましたが断捨離は新入社員や入社した中途社員が一人でやるべきことではないです。反発が多いからです。できれば社長等、管理職を中心したプロジェクトでやることをおすすめします。
デスク・引き出し・棚のものを一旦全部出して分別
デスク・引き出し・棚のものを一旦全部出して分別することが大事です。ビジュアル的にも総量を把握することが大事なのとあとから見つかったとかで断捨離のモチベーションが下がるのを防ぐ必要があります。
断捨離の目標を決めておく
例えば今回の断捨離でゴミ袋何個分は処分する・以前より30％削減する・このスペースは空にするなど断捨離の目標を決めておくことが大事です。
よくものを減らさずに左から右に移動・配置しただけで見せかけの断捨離をする人がいますが、根本的な解決になっていないので目標を決めることが大事です。
代替え可能なものは迷わず処分
例えば紙カタログはネットでPDFのカタログがある場合や原本が別のところに存在をする等、共有スペースの事務用品を使う等、代替え可能なものは迷わず処分したほうがいいでしょう。
壊れているもの・使用できないもの・期限が切れているものは処分
壊れているもの・使用できないもの・期限が切れているものは処分したほうがいいでしょう。本当に必要であれば修理をして使用しているはずです。
重要書類はシュレッダーで処分
まとめて捨てる場合重要書類もまとめて処分してしまいがちですが、重要書類はシュレッダーをしたほうがいいでしょう。
処分に迷うものは猶予期限を設けて一時保管
処分に迷うものは猶予期限を設けて別の場所に1年位保管して利用しない場合はそのまま処分してもいいでしょう。
分類等は後日する
不用品と必要品を分けるだけもかなりの工数と時間がかかる場合、その後の必要品を分類・整理整頓する時間をかかるとかなり、膨大な工数や時間がかかり、せっかく断捨離はしたけど、物が減っだだけでまたしばらくすると物と通りに戻ってしまうことがあります。
元の状態に戻らないためにはやはり、きちんと収納スペース用意してファイルやフォルダごと等整理整頓までする必要があります。その場合は不用品と必要品を分ける作業ときちんと整理整頓する作業2段階に分けることをおすすめします。
断捨離が苦手な人は自分以外の人に依頼
断捨離が苦手・どうしても断捨離ができない人は思い切って他の人に依頼をする方法が良いでしょう。どうしても自分だと物に感情移入してしまい決断が鈍ることがあるので、全く関係ない人だと客観的に見れます。
断捨離は物を捨てるだけが断捨離ではない
断捨離というと物を捨てるというのにフォーカスしがちですが、デジタルデータに変換をするという方法もあります。膨大な書類をPDF化やアナログ写真をデジタル写真化やCDデータをまとめてHDD保存等いろいろ方法はあると思います。
オフィスにあるものでかなりのものはデジタル化可能ではないかと思います。テレワーク・リモートワーク普及により必要なアナログデータはデジタルデータに変換しておく必要があるでしょう。
IT関連も断捨離は必要
オフィス・職場の断捨離は紙等のアナログ用品だけではありません。IT機器も進化しているので日々新モデルにアップデートしたほうがいいでしょう。
例えばデスクトップパソコンをノートパソコンに変更や有線LANを無線LAN化やサーバーのクラウド化やNASの交換等色々あります。共有サーバー内のフォルダの整理整頓もあります。
年末の大掃除のようにルーチンワーク化
年末の大掃除のようにルーチンワーク化することはとても大事です。自分の場合、毎年12月になると必ず自分も含め自分の部署全員に自分の机周りだけなく、パソコンの中身や共有フォルダも含めて1日かけて断捨離・掃除をさせていました。
その理由としては1年の業務の振り返りや反省ができるからです。また情報共有で見落としていた部分も発見することもできるので新年度に向けて気持ちだけなく、部署の一体感等、いいスタートが切れることが多いです。
継続的に整理整頓を維持する環境づくりも大事
断捨離にフォーカスしがちですが、またすぐ断捨離前に戻る可能性も高いです。断捨離はダイエットと同じでリバウンドが起こりやすいのです。
継続的に断捨離後の環境を維持するには使い勝手いいユーザービリティに考慮した環境作りが大事です。
例えば使う頻度が高いものは取り出しやすい位置に配置やテプラ等でのラベリングなど誰が見ても一目でわかるようにしておくことが大事です。
また前述にも記載したように年1回の「断捨離の日」として会社の行事として固定することをおすすめします。
断捨離の時してはいけないこと
購入したときのことを振り返ってはいけない
断捨離の時してはいけないこととしては購入したときのことを振り返って、懐かしんだり、想いにふけったりすることは禁物です。時間がかかってしまいますし、情がでてしまいます。心を鬼にしてテキパキ・サクサクと断捨離をすすめるのがいいです。
断捨離を始めるて取捨選択の速度が上がるほど断捨離能力が上がってる証拠です。
新たに物を購入してはいけない
断捨離するに当たり整理整頓するので新たに収納ケース等を購入する人がいますが、余計に物が増えてしまうリスクがあります。まずは断捨離をして断捨離後の総容量を把握してから収納を考えたほうがいいでしょう。
職場・オフィスの断捨離の参考書籍
職場・オフィスで断捨離を行うときの参考書籍になります。
捨てる。 引き算する勇気
断捨離のカリスマ「やましたひでこ」さんのオフィス向けのビジネス書・断捨離本です。
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トヨタの片づけ
家庭内の断捨離本は多いのですが、オフィスの断捨離について書かれている書籍は少ない中で参考になる書籍は「トヨタの片づけ」です。トヨタ式片付け術の工夫・片づけテクニックが書かれています。
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無印良品の業務標準化委員会: 働く人が仕事を変え、オフィスを変え、会社を変える
無印良品社内のオフィス改善プロジェクトのプロセスをまとめたものになります。
■無印良品の業務標準化委員会: 働く人が仕事を変え、オフィスを変え、会社を変えるの書籍詳細の続きと価格についてはこちら(Amazon)＞＞
現場の変革、最強の経営 ムダとり
断捨離とは直接関係ありませんが、無駄を減らす(ルーチンワーク等)ことにより、生産効率を上げるために参考になる書籍です。製造業がメインですが、オフィスの現場でも参考になることが多いです。
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