コロナ禍になり、中小企業のテレワークの相談をいくつかありますが、総務・経理系のIT化・テレワーク対策・クラウド化の相談が多いです。
テレワークでは営業系はもともと直行直帰のスタイルの企業も多いので、テレワーク移行にそれほどハードルは高くないのですが、総務・経理業務は基本的にはオフィスのデスクワークなのでコロナ禍でテレワークが必須になった場合に一番対策が必要な部署かもしれません。
今回は総務系理系でも勤怠管理(タイムカード)についてのポイントをまとめてみました。
テレワークを導入する会社でもEXCELやGoogleスプレッドシートで勤怠表を管理している！？
テレワークを移行をしている中小企業の勤怠管理をヒヤリングしていて共通点なのは各自Excelやスプレッドシートで勤怠表をつけて、それぞれのExcelやスプレッドシートの勤怠表を総務・経理担当が確認をするというスタイルをしているところが多いです。
総務・経理担当からしてみると1人1人のエクセルをチェックして給与システムに入力するだけでもかなりの工数がかかっています。
勤怠管理はインプット(打刻方式)とアウトプット(給与システム連携・帳票出力機能）が重要
クラウド型勤怠管理システムは数十社からサービスを提供していますが、「使いやすさ」や「価格」も大事ですが、その上で選ぶポイントとしてはインプットとアウトプットが重要だと考えます。
インプット＝打刻方式・アウトプット＝給与システム連携・帳票出力機能になります。
業務時間や雇用形態ごとの割増賃金計算を、出勤・退勤時刻のデータをもとに効率的に計算します。
記録されたデータは給与計算システムに出力できるため、給与計算や明細の発行もスムーズに行えます。
帳簿出力機能は従業員の勤務実績をCSV・PDF・Excelで出力可能かどうかです。
また他社のサービスに移行する場合、従来の勤怠管理情報がインポート・エクスポートできるかもチェックしておくといいでしょう。
打刻方法は色々なシチュエーションに対応したのもの選ぶ
打刻自体利益を生まない・生産性のない仕事なので従業員になるべく手間を掛けない方法をチョイスする
クラウド型勤怠管理システムを導入するにあたって打刻方法が色々なシチュエーションに対応してるシステムを選ぶのをおすすめします。
例えばWEBブラウザー打刻対応・スマホアプリ打刻対応・ICカード打刻対応・GPS打刻対応・顔認証対応・指紋認証対応・PCログイン打刻対応・Slack打刻・LINE打刻対応等です。
打刻は基本的に全社員ほぼ毎日することであり、打刻に手間をかかってしまうとそれだけ間接業務が増え労働生産性が低下してしまうからです。
そんな打刻くらい大したことないと思う人も多いですが、仮にエクセルで勤怠管理をしている場合、毎日パソコン起動して、エクセル開いて出社時間をつける、または退社時間をつける等の作業の繰り返しはフラストレーションが溜まりますし、
なにも利益を生まない・労働生産性のない仕事です。利益を生まない労働生産性のない仕事はなるべく工数をかけないのが鉄則です。
できるだけ打刻に手間をかけないサービス(例えば出社してドアにICカードをかざすと打刻やPC起動すると打刻等)を導入するのをおすすめします。
パートさんが多い環境ではSlack打刻に対応していても意味がない。。
また最近ではテレワークの導入により物理的にタイムカードでの勤怠管理ができなくなっているので、色々なシチュエーションでの打刻方法を検討しなければいけません。
例えばパソコンがない環境(外出先)での打刻する場合はスマホアプリの方が楽ですし、逆にスマホを持っていない社員もいる場合はブラウザ対応の打刻も対応していないければいけません。
またパートさんが多い環境ではSlack打刻に対応していても意味はありません。LINE打刻の方が喜ばれるでしょう。ユーザーの環境をヒヤリングをしてそれに適した打刻方法を選ぶのが大事なのと複数の打刻方法に対応したクラウド型勤怠管理システムを検討したほうがいいでしょう。
紙のタイムレコーダーに代わるIC型タイムレコーダー
紙のタイムレコーダーに代わるものとしてはICカード型タイムレコーダーになります。非接触型ICカード（Suica、PASUMO、ICOCAなど）を活用したタイムカードになります。
ただIC型タイムレコーダー単体製品は少なく、高価になります。IC型タイムレコーダーには有線LANタイプと無線LANタイプがありますが、設置場所の自由度が高い無線LANタイプは少数です。
またクラウド型勤怠管理システムの動作確認の取れているIC型タイムレコーダーでないといけません。
もう一つの方法はICカードリーダーを活用する方法です。ICカードリーダー自体は数千円で購入できます。ただICカードリーダー単体ではNGで基本的にはパソコンとセットでの利用になります。
※パソコンとの接続方法は基本的にはUSB接続になります。
※ブルートゥース接続のICカードリーダーもあるみたいです。
タブレットを活用したタイムレコーダーもあります。タブレットの中にはICカードリーダー機能(NFC対応)を搭載したタブレットもあるので、それを活用する方法もあります。
ただICカードリーダー機能を利用しなくてもタブレット自体に対応したクラウド型勤怠管理システムもあるのでそちらでもいいでしょう。
パソコンやタブレット等、設置場所の問題や見栄えの問題や管理の問題等で従来のタイムカード・タイムレコーダー的なものが希望の方は「ピットタッチプロ2」のようにネットワーク対応ICリーダーライタータイムレコーダーを導入したほうがいいでしょう。
「ピットタッチプロ2」タッチパネル搭載ネットワーク対応ICリーダーライタータイムレコーダー(有線・無線LAN対応)
その他・勤怠管理クラウドサービス導入時のチェックポイント
勤怠管理・労務管理によって導入するシステム異なる
人事評価まで考えている企業は勤怠管理と労務管理を一元管理するクラウドサービスを導入したほうが効率がいいでしょう。
逆にタイムカードのクラウド化だけを考えている企業は勤怠管理に特化したクラウドサービスを導入したほうがいいでしょう。
バージョンアップ・法改正対応などが無償かどうか
法律や社内規定の改正による設定の変更も、クラウド勤怠システムなら簡単に対応できます。
法改正に対しては無償アップグレードなどの対応を提供しているサービスが多く、システムの変更も簡単に行えます。
導入時に法改正時の無償アップデートかどうかを確認しておくといいでしょう。
複数拠点の管理が容易にクラウド勤怠管理はおすすめ
複数拠点や支店や店舗が多い場合、クラウド型勤怠管理システムであれば、どこにいてもWEBブラウザを使って同じデータを見ることができ、本社にいながら全国の営業所の勤怠情報をリアルタイムに閲覧することができます。
システム導入のサポート体制を確認する
勤怠管理システムに限らず、クラウドサービスを導入する時には提供サービスのサポート体制を確認したほうがいいでしょう。
各企業が就業規則が異なる場合が多いので、細かい設定やルール決め等が必要になるのできちんとサポートしてくれるかどうか確認が必要です。
またクラウドサービスのサーバーがダウンした時に代替策をあらかじめ検討しておく必要しておくとことも大事です。
