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[Columns] IT業務はIT内で完結して初めて生産性が上がる&管理画面機能の重要性

ITシステムを導入したり、ネットショップを開設したり、サイトでのサービスを開始したりするとどうしても販売・集客やプロモートの方に目がいきがちですが、実際、イレギュラーワークやルーチンワークの量が増えたりしていませんか?例えばネットショップ運営でも商品の写真を撮影したり、商品の在庫管理からコメントを書いたり、入金確認・発送作業等付随業務がかなりあります。こうしたルーチンワーク業務に忙殺されて、実店舗を縮小・閉鎖したり、ネットショップの運営自体を縮小・閉鎖したりすることは少なくないとおもいます。
ITの業務はすべてIT(パソコン)の中で完結して初めて効率を発揮・生産性向上があるのではないかと考えてます。実はITで便利になる面ばかり強調されがちですが、一方でそれに関する付随業務が増えて、


逆にそれがボトルネックになっているパターンが多いのです。たとえ一部でもアナログな業務があったりするとそれがボトルネックになってしまい、付随業務が増えてしまう結果になります。とかくアナログ作業をデジタル化するのは非常にハードルが高いように思われます。
例えば身近な例としてはデジタルなCD音源はデジタル化(MP3など)するのは数分で終わるのですが、アナログのレコードやカセットをデジタル化するのはかなり時間工数もかかるのと同じです。
もっと身近な例だとよくありがちなずっと2車線だったのが、途中で1車線になる道路のように。。
つまりネットショップ運営の場合、商品の受注から発送まですべてデジタル化することにより初めてルーチンワークの量が減りITの恩恵が受けられるのです。自分はネットショップを運営していないから関係ない!と思いの方、たとえば上司がパソコンが苦手でメールもろくに見られないとか、いつもプリントアウトしなければいけないとかそうした積み重ねが余計な業務を増やしている要因の一つになっているかもしれません。
あと重要でWEBサイトでの肝の部分。一般の人が目にしないサイトの裏の管理画面(従業員用・管理者用)の作り込みだと思います。ディズニーランドの地下には、スタッフ用の通路があり、スムーズに移動ができるようなっている話を都市伝説かどうかわかりませんが聞いたことがあります。それと同じようにネットのサービスを利用する中でその善し悪しを見極めるポイントとして管理画面の作り込み・ユーザービリティの高さが1つの指標になります。使い勝手もいい管理画面はそれだけ担当者のスキルが低くても運用は大丈夫ですし生産性も上がります。
憶えるのに時間を取られないし、またコミュニティサイトの場合には発言管理が素早く対処できる等もあります。よく勘違いが多いのは管理画面は決して高機能である必要はありません。たとえばレポート機能もCSV形式で出力できるだけの機能を有していればいいはずです。
最近はSaaSやASPサービスで色々なサービスを提供していて、実際に利用する前にデモで管理画面を利用することができるものがあります。必ずしも高機能ではなく、実際に利用する機能を優先するサービスが選択するポイントだと考えます。単機能の場合の方がサーバーの負荷やトラフィックも少なくサクサク動くというメリットもありますね。

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